Arxivlarda arxiv hujjatlarini saqlash haqida so‘z yuritar ekanmiz avvalo Arxiv hujjatlariga ta’rif berib o‘tsak arxiv hujjatlari – fuqarolar, jamiyat va davlat uchun ahamiyati bois saqlanishi lozim bo‘lgan matnli, qo‘lyozma va mashinada o‘qiladigan hujjatlar, ovozli yozuvlar, videoyozuvlar, kinolentalar, fotosuratlar, fotografiya plyonkalari, chizmalar, sxemalar, xaritalar, shuningdek boshqa moddiy jismlardagi yozuvlar arxiv hujjatlari hisoblanadi. Arxiv esa hozirgi davrda qimmatli hujjatlar, ma’lumotlar saqlanadigan joy, shuningdek, shunday manbalaming ma’lum majmuasi tushuniladi. Arxiv so‘zi yunoncha “archive” so‘zidan olingan bo‘lib, “saqlanadigan joy”, “mavjud joy” ma’nosini beradi. Shuningdek, “arxiv” atamasi lotinchada “arxivium” – “archivium” – “hukumat binosi” deyilgani ma’lum. Ushbu atama qadimgi davrlardan muomalaga kiritilgan. Arxiv tushunchasi orqali arxiv hujjatlari, arxiv tashkilotlari, ulaming tuzilmalari, hujjatlarni saqlovchilar manfaatlari uchun qabul qilish va saqlanishni amalga oshiruvchi tashkilot va muassasalar tushuniladi. Yani arxivlar turli idoralarga, shaxslarga, jamiyatga, davlatga tegishli va shunga ko‘ra o‘ziga xos tarkibga, nomlanishiga, xususiyatlarga ega bo‘ladi. Dastlab arxiv hujjatlari hukmdor saroyi, diniy inshoot, kutubxona, olim inson, mulkdor shaxs uyi, turli ustaxona, savdo tashkiloti, bank muassasasi, o‘quv dargohida saqlangan bo‘lsa, keyingi davrlarda, ayniqsa o‘rta asrlardan boshlab, ko‘p hududlarda qimmatli ma’lumotlami o‘zida mujassam etgan hujjatlar uchun maxsus binolar arxivlar quriladi va ulaming faoliyati bilan bog‘liq ma’lum qoidalar ishlab chiqiladi.
Yangi davrga kelib arxiv hujjatlari nafaqat davlat boshqaruvi idoralari yoki hukmron tabaqalarga tegishli, balki butun xalq mulki ekani jamiyatda e’tirof etiladi va ulardan keng omma foydalanishiga imkoniyatlar yaratiladi. Bugungi kunda milliy arxivlarimiz tizimi doirasidagi arxivlarimizda hujjatlarni saqlash, tartiblash eng dolzarb muammolar qatorida sanaladi. Shundan ham bilsak bo‘ladi ushbu jarayon murakkab va ahamiyatlidir. Arxivlarda arxiv hujjatlarini saqlash me’yoriy sharoitlarni yaratish, me’yoriy tartiblarga rioya etish va hujjatlarni saqlovini to‘g‘ri tashkil etish, yo‘qolishi va o‘g‘irlanishini bartaraf etuvchi, shuningdek ularning normal fizik holatini saqlab turuvchi tadbirlar kompleksi orqali ta’minlanadi. Arxivlarda ushbu hujjatlarni saqlashdagi amalga oshiriladigan me’yoriy sharoitlar quyidagilar asosida ta’minlanadi.
Arxivlarga mos bino va xonalar ajratish, arxiv binolari va xonalarida maqbul yong‘inga qarshi, qo‘riqlash, harorat va namlik, yorug‘lik, sanitariya-gigienik sharoitlar yaratish, arxiv hujjatlarini saqlash va joyini o‘zgartirish uchun maxsus vositalarni qo‘llanish yo‘li bilan amalga oshiriladi. Arxiv arxiv hujjatlarini saqlash uchun maxsus qurilgan yoki moslashtirilgan binoda yong‘in kelib chiqishi xavfi bo‘lgan obyektlar va havoni ifloslantiruvchi sanoat obyektlaridan uzoqda joylashtiriladi. Arxiv binosi arxivning hujjatlarni saqlash, qayta ishlash, ulardan foydalanish bo‘yicha belgilangan va ma’muriy xo‘jalik, texnik, maishiy xarakterdagi vazifalarni bajarishga mo‘ljallangan, xonalarni oqilona joylashtirish talablariga mos asosiy va yordamchi xonalar kompleksidan iborat bo‘ladi. Asosiy maqsaddagi xonalar arxiv saqlovxonasi, ishchilar xonasi, zararlangan hujjatlar uchun maxsus izolyatsiya, dezinfeksiya qilish xonalari, arxiv hujjatlarini changdan tozalash, muqovalash va ta’mirlash xonalari, hisob hujjatlarini saqlash uchun mo‘ljallangan xonalar,o‘quv zali majmui, ilmiy-ma’lumotlar kutubxonasi, metodik kabinet,ko‘rgazma zallari hisoblanadi.
Ushbu muassasada saqlanuvchi arxivlarni mustahkam bo‘lmagan, yo‘g‘ochdan qurilgan, asosiy, yerto‘la va chordoq xonalari zax bo‘lgan,pech yordamida isitiladigan binolarda joylashtirishga yo‘l qo‘yilmaydi. Har bir arxiv saqlovxonasi tabiiy yoki sun’iy ventilyatsiyaga ega bo‘lishi kerak. Konditsionerlash tizimlari ham muayyan harorat va namlik rejimini ta’minlashi kerak. Arxiv joylashgan bino, arxiv saqlovxonalaridagi yong‘inga qarshi rejim O‘zbekiston Respublikasining yong‘in xavfsizligiga oid tegishli me’yoriy-huquqiy hujjatlari bilan tartibga solinadi. Havoning almashinish tizimlari bilan jihozlangan qog‘oz asosidagi arxiv hujjatlari saqlanadigan arxiv saqlovxonalarida me’yordagi harorat va namlik ta’minlanadi. Havoning nisbiy namligi 50-55% bo‘ladi. Arxiv hujjatlarini saqlash qorong‘i xonalarda amalga oshiriladi.Bu arxiv hujjatlarini muqovalar, papkalar, qutilar,yopiq turdagi shkaflar, jovonlarda, shuningdek belgilangan yorug‘lik shartlariga rioya etgan holda ta’minlanadi. Arxivning hamma xonalari, shuningdek jovonlar, seyflar, shkaflar va tokchalari raqamlashtiriladi. Har bir alohida xonada jovonlar va shkaflar xonaga kirishdan chapdan o‘ngga qarab alohida raqamlashtiriladi. Jovon va shkaflardagi tokchalar yuqoridan pastga va chapdan o‘ngga qarab joylashtiriladi. Hujjatlardan foydalanishda va ushbu muassasada joylashgan arxivlardan qulayroq foydalanish uchun fondler va jovonlarning topografik ko‘rsatkichlari yuritiladi. Topografik ko‘rsatkichlar kartochka yoki varaq shaklida, zarur miqdorda tuzuladi. Arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirish reja asosida, shuningdek bir yo‘la amalga oshirildi. Ularni mavjudligi va holatini tekshirish:
- Noyob hujjatlar bo‘yicha – har yili;
- Qog‘ozli alohida qimmatli hujjatlar bo‘yicha – 5 yilda bir marta;
- Qolgan arxiv hujjatlarining mavjudligini tekshirish davlat arxivida 10 yilda 1 marta amalga oshirildadi.
Davlat arxivlari har bir viloyat, tuman yoki shahar arxivlarida arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini tekshirishni, qoidaga ko‘ra, ikki nafar xodim tomonidan o‘tkaziladi. Xulosa o‘rnida shuni aytish kerakki bugungi kunda shiddat bilan rivojlanib borayotgan asrimizda barcha davlat tashkilotlarining arxivlarini chet eldan andoza olgan holda elektron tizimga o‘tkazish maqsadga muvofiqdir.
Tashkiliy nazorat va tahlil bo‘limi katta mutaxasissi
S.Pardayev