Определение фактического состояния товарно-материальных запасов и выявление недостачи и излишков в организации, обеспечивает проведение инвентаризационных действий.
Что такое инвентаризация и как она проводится?
Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.
Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.
Инвентаризацию активов и обязательств организации в обязательном порядке проводят в случаях, установленных законодательством.
От грамотного проведения инвентаризации и правильного отражения ее результатов в учете зависит во многом достоверность бухгалтерской отчетности.
Основным нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации, является Национальный стандарт бухгалтерского учета Республики Узбекистан №19 «Организация и проведение инвентаризации» (далее – НСБУ №19). В данном документе установлен порядок проведения инвентаризации имущества, финансовых обязательств и оформления ее результатов хозяйствующим субъектом, включая и организации, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета.
Общие правила проведения инвентаризации прописаны в главе 2 НСБУ №19. Как правило, руководитель предприятия устанавливает сколько раз в году, когда и по каким именно активам и обязательствам необходимо проводить инвентаризацию (кроме обязательных случаев проведения инвентаризации).
Кроме этого, руководитель предприятия утверждает состав инвентаризационной комиссии, члены которой несут определенные права и обязанности по проведению инвентаризации.
Следует отметить, что материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а бывшие списаны в расход.
Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Главой 3 НСБУ №19 предусмотрены правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств, в частности инвентаризация основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений, товарно-материальных запасов, незавершенного производства и расходов будущих периодов, животных и молодняка животных, денежных средств, ценностей и бланков строгой отчетности и инвентаризация расчетов.
Заключительным этапом инвентаризации является определение ее результатов, составление сличительных ведомостей и оформление результатов инвентаризации.
Сличительные ведомости составляются только по той части запасов, по которой выявлены отклонения от учетных данных. В них приводятся результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей (актов).
По каждому факту неоприходования материальных ценностей инвентаризационной комиссией должны быть затребованы письменные объяснения лиц, получивших их. На основании этих объяснений и материалов инвентаризации инвентаризационная комиссия устанавливает характер выявленных излишков, недостач и потерь товарно-материальных запасов и регулирует разницы между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.
Выявленные в результате инвентаризации неучтенные материальные запасы должны быть включены в инвентаризационную опись и отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовой финансовой отчетности.
Материалы инвентаризации являются важными документами при определении экспертом наличия и размера материальной недостачи или излишков, причиненного в результате хищений и злоупотреблений материальными запасами; периода образования недостачи или излишков; состояния бухгалтерского учета; наличия товаров, не подтвержденного документальными данными; бестоварности хозяйственных операций и т.д.
В экспертной практике нередко встречаются серьезные недостатки в осуществлении контроля за сохранностью товарно-материальных запасов со стороны инвентаризационной комиссии и оформлении его результатов, а именно в следующем:
– часто товары записывают в инвентаризационную опись со слов материально ответственных лиц;
– в инвентаризационной описи не подсчитывают общее количество единиц, постраничные итоги;
– члены инвентаризационной комиссии не требуют проверки цен, указанных в описи;
– члены инвентаризационной комиссии допускают неоговоренные исправления в описях;
– в инвентаризационных описях иногда отсутствуют подписи материально ответственных лиц;
– таксировку производят после занесения остатков ценностей в инвентаризационную опись (в случае недостачи этот разрыв во времени используют для приписки товаров на сумму недостачи);
– на недостатки, выявленные в результате инвентаризации, не применяются нормы естественной убыли; и т.д.
Вышеперечисленные типичные недостатки в проведении инвентаризации обязательно учитываются при производстве экспертизы.
Приступая к исследованию данных инвентаризации товарно-материальных запасов, эксперт проверяет правильность оформления материалов инвентаризации, руководствуясь требованиями НСБУ №19:
– правильность наименования предприятия, где проводилась инвентаризация, начало и конец ее проведения;
– полное наименование предметов, их марки, сортность, артикул, размер, количество, цены;
– наличие исправлений и оформление их надлежащим образом;
– наличие подписей материально ответственных лиц с письменным подтверждением проверки ценностей в натуре в их присутствии и принятия ценностей на ответственное хранение;
– наличие подписей бухгалтера, экономиста и других ответственных лиц, подтверждающих правильность указанных цен и подсчетов по отдельным наименованиям ценностей и описи в целом и др.
Несоблюдение вышеперечисленных требований сказывается на выводах эксперта. Все выявленные недостатки оформления инвентаризационной описи экспертом обосновываются в своем заключении.
При проведении исследования эксперт с разных точек зрения подходить к оценке данных инвентаризационных описей, так как существуют различные цели и пути сокрытия от инвентаризационной комиссии недостачи и излишков товарно-материальных запасов.
Ведущий государственный судебный эксперт отдела СЭЭ
Медзвецка